Werknemers maken steeds vaker gebruik van onbetaald verlof. Het gaat dan om bijvoorbeeld een sabbatical of studieverlof, maar ook om aanvullend geboorteverlof. Het opnemen van onbetaald verlof kan effect hebben op de pensioenopbouw. In het kader van goed werkgeverschap is het van belang om de werknemer goed te informeren over de gevolgen van het opnemen van onbetaald verlof. Ook is het belangrijk dat het verlof op de juiste wijze bij de pensioenuitvoerder wordt geregistreerd, om vervelende juridische- en financiële gevolgen te voorkomen als de werknemer tijdens het verlof iets overkomt.

Daadwerkelijk verdiend salaris

Een werknemer die met (gedeeltelijk) onbetaald verlof gaat, werkt gedurende een langere periode niet of minder uren dan gebruikelijk is volgens het arbeidscontract. De werknemer heeft dan tijdelijk geen of minder salaris. De basisregel is dat er alleen pensioen wordt opgebouwd over het salaris dat je daadwerkelijk verdient. Toch is het wettelijk toegestaan om in geval van onbetaald verlof af te spreken dat de pensioenopbouw (al dan niet) ongewijzigd wordt voortgezet. Daarbij moet ook worden afgesproken voor wiens rekening de premie dan komt.

CAO of verplicht bedrijfstakpensioenfonds

Welke mogelijkheden er zijn voor pensioenopbouw tijdens onbetaald verlof, hangt af van de vraag of er sprake is van een CAO en/of verplichte deelname aan een bedrijfstakpensioenfonds (BPF). Is dat het geval? Dan moet u zich houden aan de daar vastgelegde afspraken. Soms is het toegestaan daarvan af te wijken als dat in het voordeel van de werknemer is.

Wat als er geen sprake is van een CAO of verplichte deelname aan een BPF?

Is er geen CAO of bedrijfstakpensioenfonds waar u zich aan moet houden? Dan zijn de volgende vragen belangrijk:

• Wat is er in de individuele arbeidsovereenkomst opgenomen?
• Bevat het personeelshandboek regels over onbetaald verlof?
• Wat staat er in het pensioenreglement?

In de praktijk komen er verschillende afspraken voor die ook nog eens per onbetaald verlofsoort kunnen verschillen.

Is er sprake van verplichte voortzetting van de pensioenopbouw tijdens onbetaald verlof? Dan komt deze voor rekening van de werkgever en leidt dit tot een hogere werknemersbijdrage.

Is er sprake van vrijwillige voortzetting van de pensioenopbouw? Dan komt deze volledig voor rekening van de werknemer. De werknemer betaalt dan het werknemers- én werkgeversgedeelte van de premie.

Wordt de pensioenopbouw niet voortgezet tijdens het verlof? Dan is er wel altijd een dekking van het risico van overlijden (en soms ook het arbeidsongeschiktheidspensioen) voor maximaal 18 maanden.

Dekking partnerpensioen gedurende 18 maanden

In de Pensioenwet is geregeld dat in ieder geval de dekking van het partnerpensioen gedurende maximaal 18 maanden blijft doorlopen tijdens het onbetaald verlof. Dat geldt niet voor het wezenpensioen en het arbeidsongeschiktheidspensioen.

Onbetaald verlof van uw werknemer doorgeven

Als uw werknemer gedeeltelijk of geheel met onbetaald verlof gaat, moet dat op de juiste manier aan de pensioenuitvoerder worden doorgegeven. Het invoeren van een mutatie van het parttimepercentage of het afmelden van de werknemer in het online werkgeversportaal is niet voldoende. De uitvoerder weet dan namelijk niet dat er sprake is van onbetaald verlof. Er is dan geen dekking van het partnerpensioen als de werknemer tijdens de eerste 18 maanden van het verlof overlijdt. De pensioenuitvoerder wil bij onbetaald verlof een specifieke melding ontvangen.

Heeft u een pensioenregeling en neemt een van uw medewerkers onbetaald verlof op? Neem dan contact met ons op. Wij regelen dat er een melding wordt gedaan aan de pensioenuitvoerder. Ook als u andere vragen heeft, helpen we u graag!