In de nieuwe rubriek ‘Afdeling in de spotlight’ zoomen we in op één van de afdelingen binnen Klap. Waar houdt de afdeling zich mee bezig, wat zijn de uitdagingen, en welke ontwikkelingen zijn er op dit moment? Lees alle ins en outs over één van de afdelingen van Klap. Met dit keer in de hoofdrol; Boekhouding, onderdeel van de afdeling Finance.

Waar houdt de afdeling zich dagelijks mee bezig?

De afdeling Finance wordt gevormd door de financieel directeur, de controllers en de boekhouding. De belangrijkste taken van de afdeling boekhouding? Dat zijn er een hoop! Dagelijks houdt het team zich bezig met het verwerken van bankmutaties; alle in- en uitgaande betalingen en wijzigingen hierin. Het oplossen van gestorneerde machtigingen is daarom ook een belangrijk onderdeel. Dit zijn machtigingen die niet uitgevoerd konden worden, bijvoorbeeld door een blokkade, verkeerd rekeningnummer, et cetera. Daarnaast is de boekhouding druk met het wekelijks controleren en klaarzetten van machtigingen, crediteuren betalingen en excasso batches. Ook worden iedere week de betaalverzoeken naar alle relaties verstuurd door de boekhouding, en moeten er helaas ook vorderingen overgedragen worden aan het incassobureau waar Klap mee samenwerkt.
Als afdeling is er afgesproken om regelmatig de oude openstaande vorderingen door te nemen en te bespreken met de financieel directeur. Dit wordt dus iedere twee weken gedaan.

Tussendoor behandelt de afdeling nog alle inkomende mails. Dit zijn mails van zowel collega’s, relaties, verzekeringsmaatschappijen als verzekeringsintermediairs. Alsof dit alles nog niet genoeg is, zijn er ook periodiek terugkerende werkzaamheden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aansluiten van de rekeningcouranten met de maatschappijen voor alle verschillende typen polissen, het oplossen van verschillen, en het inkopen- en tijdig betaalbaar stellen van crediteurenfacturen.

De hoogste prioriteit van de boekhouding is uiteraard elke dag het verwerken van de bankmutaties en de werkzaamheden die daarbij horen. Ook het tijdig behandelen van inkomende post en mail staat hoog op de agenda. Verder is het aansluiten van de rekening courant overzichten en rapporteren over het openstaande debiteurensaldo belangrijk.

Het is van belang om bedrijfsprocessen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten en waar mogelijk alles te digitaliseren. Daarom is de gehele finance afdeling volop in transitie naar digitalisering van processen. Daarnaast wordt ook bekeken hoe dingen sneller of beter kunnen, bijvoorbeeld met behulp van robotisering. Hiervoor wordt succesvol samengewerkt door verschillende afdelingen, zoals ICT, directie en finance.

Uitdagingen voor 2023

Voor het jaar 2023 ziet de afdeling finance een aantal belangrijke challenges. Zo is het altijd een uitdaging om het openstaande debiteurensaldo zo laag mogelijk te houden! Hier is de afdeling dan ook iedere dag druk mee bezig. Ook de oude verschillen in de Rekening-courant overzichten uitzoeken en oplossen blijft een uitdaging, maar samen komen zij hier goed uit! Verder, zoals hierboven genoemd, richt de afdeling zich dit jaar op het verbeteren en optimaliseren van met name de debiteuren- en crediteurenprocessen.

Finance is een onmisbare factor in iedere organisatie

Finance is onmisbaar binnen iedere organisatie, omdat hier alle in- en uitgaande geldstromen worden beheerd, gecontroleerd en verwerkt. Ook binnen Klap vormt deze afdeling dus een belangrijk onderdeel. Er wordt gezorgd voor continuïteit van de cashflow, beperking van de debiteurenrisico’s, het rapporteren en analyseren van de cijfers, en nog zoveel meer!